Koszty uzyskania przychodu w działalności gospodarczej pozwalają pomniejszyć przychód przed obliczeniem podatku. Sprawdź, jakie wydatki można rozliczyć, jak je udokumentować i których zakupów lepiej nie ujmować w księdze.
Co można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?
Wydatek firmowy może pomniejszyć przychód, jeśli ma związek z prowadzoną działalnością. Powinien służyć osiąganiu przychodów, zachowaniu ich źródła albo zabezpieczeniu działalności. Sam fakt posiadania faktury nie wystarczy.
Przedsiębiorca powinien ocenić cel zakupu, jego związek z profilem firmy oraz sposób wykorzystania. Koszty uzyskania przychodu muszą być także właściwie udokumentowane i racjonalne. Urząd skarbowy może zakwestionować wydatek, który ma osobisty charakter albo nie znajduje uzasadnienia w działalności.
Najczęściej rozliczane wydatki obejmują:
- zakup materiałów, towarów i wyposażenia potrzebnego do pracy,
- czynsz za lokal, opłaty za media oraz usługi telekomunikacyjne,
- obsługę księgową, prawną, informatyczną i marketingową,
- paliwo, przejazdy służbowe oraz utrzymanie samochodu używanego w firmie,
- szkolenia, literaturę branżową i narzędzia potrzebne do wykonywania usług.
Osobną kategorię stanowią składniki majątku wykorzystywane przez dłuższy czas. W takim przypadku koszt często rozlicza się stopniowo poprzez amortyzację, zamiast ujmować całą kwotę jednorazowo. Warto sprawdzić także, czym jest umorzenie środka trwałego, ponieważ pojęcia amortyzacji i umorzenia nie oznaczają dokładnie tego samego.
Jak dokumentować wydatki firmowe?
Podstawą rozliczenia jest dokument potwierdzający zakup. Najczęściej będzie to faktura wystawiona na dane przedsiębiorcy. Dokument powinien wskazywać przedmiot transakcji, datę, dane stron oraz wartość wydatku.
Przy zakupach internetowych warto zachować fakturę, potwierdzenie płatności i opis związku wydatku z działalnością. Taki opis pomaga wtedy, gdy sama nazwa produktu nie wyjaśnia jego zastosowania. Dotyczy to szczególnie sprzętu elektronicznego, wyposażenia biura oraz usług o szerokim przeznaczeniu.
Przed zaksięgowaniem wydatku dobrze sprawdzić kilka elementów:
- czy zakup służy działalności gospodarczej,
- czy dokument zawiera poprawne dane firmy,
- czy wydatek nie został wyłączony z kosztów przez przepisy,
- czy sposób rozliczenia pasuje do rodzaju zakupionego składnika.
Dokumenty trzeba przechowywać zgodnie z zasadami właściwymi dla wybranej formy księgowości. Porządek w fakturach ułatwia rozliczenia i ogranicza ryzyko błędów. Przy wydatkach mieszanych, czyli firmowych i prywatnych, należy rozliczyć wyłącznie część związaną z działalnością.
Czego nie można rozliczyć w kosztach?
Nie każdy wydatek poniesiony przez przedsiębiorcę staje się kosztem podatkowym. Przepisy wyłączają między innymi wydatki o charakterze osobistym, kary, grzywny oraz zakupy pozbawione związku z działalnością. Problemem bywa również reprezentacja, zwłaszcza wystawne posiłki i wydarzenia organizowane dla kontrahentów.
Ostrożności wymagają także zakupy wykorzystywane jednocześnie prywatnie. Telefon, komputer, samochód czy lokal mogą służyć firmie, lecz sposób ich użytkowania powinien pozwalać na wyodrębnienie części biznesowej. Gdy nie da się tego wiarygodnie ustalić, rozliczenie wydatku może zostać podważone.
W praktyce poza kosztami podatkowymi pozostają często:
- prywatne ubrania i codzienne zakupy niezwiązane z wykonywanym zawodem,
- mandaty, grzywny oraz odsetki za niektóre zaległości publicznoprawne,
- wydatki poniesione przed rozpoczęciem działalności bez właściwego uzasadnienia,
- zakupy służące głównie osobistym potrzebom przedsiębiorcy.
Jeżeli charakter wydatku budzi wątpliwości, warto opisać jego cel i skonsultować rozliczenie z księgowym. Szczególnej uwagi wymagają samochody, koszty pracy z domu, wydatki na reklamę oraz świadczenia dla współpracowników. W tych obszarach znaczenie ma nie tylko faktura, lecz także rzeczywisty sposób wykorzystania zakupionych rzeczy i usług.
Materiał powstał przy współpracy z finansowo.priv.pl
Artykuł sponsorowany
