Podwyższone koszty uzyskania przychodu to ryczałtowa kwota 300 zł miesięcznie, która obniża dochód podlegający opodatkowaniu. Dzięki temu pracodawca pobiera nieco niższą zaliczkę na PIT, a wynagrodzenie netto rośnie. Prawo do podwyższonych KUP przysługuje pracownikowi mieszkającemu w innej miejscowości niż ta, w której znajduje się zakład pracy, pod warunkiem że nie otrzymuje dodatku za rozłąkę i złoży pracodawcy oświadczenie, najczęściej w formularzu PIT-2.
Czym są podwyższone koszty uzyskania przychodu?
Koszty uzyskania przychodu, czyli KUP, pomniejszają przychód przed obliczeniem podatku. W przypadku pracownika nie są one zwykle rozliczeniem faktycznych wydatków, lecz kwotą określoną ryczałtowo w Ustawie o PIT. Nie musisz więc przedstawiać faktur za paliwo ani udowadniać, ile kosztował Cię codzienny dojazd.
Podstawowe KUP wynoszą 250 zł miesięcznie. Wyższa kwota, czyli 300 zł miesięcznie, zmniejsza podstawę opodatkowania o dodatkowe 50 zł. Przy stawce podatku 12% daje to zwykle około 6 zł niższej miesięcznej zaliczki na PIT. Nie jest to zwrot kosztów podróży ani osobna ulga podatkowa, lecz sposób obliczania dochodu i podatku.
Kto może stosować podwyższone KUP i jakie są limity?
Podwyższone koszty przysługują, gdy Twoje stałe lub czasowe miejsce zamieszkania znajduje się w innej miejscowości niż zakład pracy. Drugi warunek polega na tym, że nie możesz otrzymywać dodatku za rozłąkę. Nie ma znaczenia, czy dojeżdżasz samochodem, pociągiem, autobusem czy komunikacją miejską. Przy ryczałtowych KUP nie trzeba dokumentować samego dojazdu.
Limity dla pracowników przedstawiają się następująco:
| Rodzaj kosztów | Kwota miesięczna | Roczny limit – jeden etat | Roczny limit – wiele etatów |
|---|---|---|---|
| Podstawowe KUP | 250 zł | 3000 zł | 4500 zł |
| Podwyższone KUP | 300 zł | 3600 zł | 5400 zł |
Limity dotyczą przychodów ze stosunku pracy, stosunku służbowego, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej. Przy kilku etatach każdy pracodawca może uwzględniać koszty miesięczne, ale w zeznaniu rocznym suma nie może przekroczyć właściwego limitu.
Podwyższone KUP nie przysługują w szczególności w następujących sytuacjach:
- otrzymujesz dodatek za rozłąkę;
- pracodawca zwraca Ci koszty dojazdu, chyba że zwrot został doliczony do opodatkowanego przychodu;
- nie uzyskujesz w danym miesiącu przychodu ze stosunku pracy;
- przez cały miesiąc pobierasz wyłącznie zasiłek z ubezpieczenia społecznego, na przykład zasiłek chorobowy z ZUS.
Jak zgłosić podwyższone koszty pracodawcy?
Inicjatywa należy do pracownika. Pracodawca nie powinien zastosować wyższej kwoty tylko dlatego, że wie, gdzie mieszkasz. Musisz przekazać mu oświadczenie o spełnieniu warunków.
- Sprawdź warunki – upewnij się, że mieszkasz w innej miejscowości niż zakład pracy i nie otrzymujesz dodatku za rozłąkę.
- Wypełnij PIT-2 – zaznacz część dotyczącą stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów. Firma może też korzystać z własnego formularza lub systemu kadrowego.
- Złóż oświadczenie pracodawcy – najlepiej przy rozpoczęciu zatrudnienia albo niezwłocznie po przeprowadzce do innej miejscowości.
- Zgłoś zmianę sytuacji – jeśli zamieszkasz w miejscowości zakładu pracy albo zaczniesz otrzymywać dodatek za rozłąkę, poinformuj o tym płatnika.
Oświadczenie co do zasady działa do odwołania. Nie trzeba składać go ponownie co roku, jeśli warunki się nie zmieniły. Pracodawca uwzględnia je przy bieżących zaliczkach na podatek, zgodnie z zasadami obowiązującymi dla złożonych oświadczeń.
Co zrobić, jeśli PIT-2 nie został złożony w trakcie roku?
Brak oświadczenia nie odbiera prawa do podwyższonych KUP. Jeżeli pracodawca przez część lub cały rok stosował podstawowe koszty, możesz uwzględnić właściwą wyższą kwotę w zeznaniu rocznym PIT-37. W praktyce oznacza to wpisanie kosztów zgodnych z przysługującym limitem, nawet jeśli w PIT-11 wykazano tylko 250 zł miesięcznie.
Przykładowo, przy jednym etacie przez cały rok pracodawca mógł wykazać 3000 zł kosztów podstawowych, choć spełniałeś warunki do podwyższonych KUP. W PIT-37 możesz wykazać 3600 zł. Różnica obniży dochód do opodatkowania, a nadpłacony podatek może zostać zwrócony przez urząd skarbowy.
Bilety okresowe i 50% koszty autorskie – osobne zasady
Ryczałtowe podwyższone KUP w wysokości 300 zł miesięcznie trzeba odróżnić od rozliczenia rzeczywistych wydatków na bilety. Jeśli w skali roku koszty dojazdu są wyższe niż ustawowy limit, możesz w zeznaniu rocznym wykazać faktycznie poniesione wydatki, ale tylko wtedy, gdy dojeżdżasz transportem autobusowym, kolejowym, promowym lub komunikacją miejską i masz imienne bilety okresowe.
Bilety jednorazowe, paragony za paliwo, faktury za tankowanie prywatnego samochodu oraz rachunki za taksówkę nie pozwalają zastąpić ryczałtowych KUP wydatkami rzeczywistymi. Kosztów biletów nie rozlicza pracodawca w miesięcznej wypłacie. Wykazuje się je dopiero w zeznaniu rocznym i nie sumuje z ryczałtem, lecz stosuje zamiast niego.
Osobną kategorią są 50% koszty autorskie. Mogą dotyczyć części wynagrodzenia twórcy związanej z korzystaniem z praw autorskich lub ich przeniesieniem, na przykład przy tworzeniu programów komputerowych, utworów literackich, projektów architektonicznych czy dzieł artystycznych. Nie są to podwyższone KUP za dojazdy. Ich zastosowanie wymaga spełnienia odrębnych warunków i właściwego udokumentowania utworu oraz praw autorskich.
Jeżeli mieszkasz poza miejscowością pracy, nie pobierasz dodatku za rozłąkę, złóż PIT-2 lub firmowe oświadczenie. Dzięki temu pracodawca będzie mógł stosować 300 zł kosztów miesięcznie, a jeśli oświadczenie zostało pominięte, właściwą kwotę nadal można uwzględnić w PIT-37.
Artykuł ma charakter informacyjny. W przypadku wątpliwości dotyczących indywidualnego rozliczenia podatkowego skonsultuj się z księgowym lub doradcą podatkowym.
